Seu evento do Zero | Aula 1

Por que fazer um evento?

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20 min Daniel Paulatti Produtores Cheers Ticket

A produção e execução de um evento exige uma gama de conhecimentos que abrangem desde temas como negociação e fechamento de contratos, até técnicas de motivação de pessoas e design gráfico. É muito comum atléticas e outras entidades acadêmicas, por falta de conhecimento e experiência, não obterem êxito na criação e na entrega de seus eventos ao público, optando então por terceirizar ou até mesmo não fazer uma festa. Este guia visa disseminar o conhecimento a respeito da criação, planejamento e execução de um evento, através do uso de uma metodologia desenvolvida pelos integrantes da Cheers durante suas experiências como produtores de eventos univesitários. O objetivo final deste guia é formar produtores de eventos compromissados com a experiência positiva de seu público.

Caso queira ver essa aula no Youtube acesse o link: https://www.youtube.com/watch?v=z3IGrqUTQkA

AULA 1

A metodologia citada na introdução garante a comtemplação de todos os tópicos que tangem a produção de um evento. Esta abrangência é que a torna tão assertiva. Vale lembrar, que ela está em constante desenvolvimento, pois utiliza da experiência (com a produção de novos eventos) como pilar de fundamentação. A base da metodologia está na separação do evento em 4 etapas:

- Concepção 

- Produção 

- Vendas 

- Evento

Estas etapas seguem uma linha cronológica partindo da Concepçao, onde serão definidos os princípios do evento. Seguindo para a Produção, que, cronológicamento paralela, com a etapa de Vendas, irá garantir a execução do evento. E por último, a etapa do Evento, onde iremos tratar das atividades necessárias no dia do evento mesmo. Ao longo do guia e das atividades de cada fase iremos transformar estas 4 etapas em atividades que irão guiar a produção de seu evento.

Fase 1 – Concepção

O que seria a concepção? Bem, a etada da concepção de um evento consiste em levantar questionamentos como “por que estou fazendo esse evento?”, “por que minha atlética tem que fazer um evento?”, “qual o objetivo, qual o propósito?”, ou seja, levantar essas discussões na reunião da sua atlética ou da galera que está te apoiando nessa idéia, pra começar a entender o porquê de fazer um evento. E a grande pergunta que te faço é, por que fazer um evento?

Existem vários motivos pra uma atlética decidir fazer um evento, mas o principal deles é dar vida aos outros projetos da atlética. Partindo de uma análise das fontes de renda de uma atlética, podemos listar:

- Venda de materiais:  O lucro com venda de materiais, geralmente, não é muito grande. Na maioria das vezes, as atléticas optam por vender seus materiais a um preço de custo ou com uma margem pequena sobre os produtos, para que, assim, mais pessoas tenham acesso aos produtos, comprem e vistam a identidade visual da atlética. Mais como uma estratégia para manter a marca da atlética visível. Sendo assim, não possui um lucro expressivo que possa financiar projetos.

- Programa de associação: Não se trata de uma renda grande para a atlética, pois os benefícios do programa de associação acaba absorvendo grande parte da contribuição dos associados.

- Produção de eventos: esta sim, tem potencial de gerar grandes receitas quando bem executada.

A produção de eventos, pode servir como fonte de renda para dar vida aos projetos de uma atlética e você bem sabe que uma atlética não é só eventos. Uma atlética tem esportes, ações sociais, bateria e uma série de atividades que precisam de renda. Por isso, o que vai dar gás e bombear as atividades de uma atlética são os eventos. Por isso, podemos chamar a produção de uma festa universitária, uma festa da atlética, como o coração da atlética. Aquilo que bombeia e da vida aos seus projetos, além de celebrar a sua existência. Entende a seriedade disso?

Uma outra pergunta precisa ser respondida é qual o objetivo deste evento. Por exemplo, este ano (2019) a atlética de engenharia de produção da UFPR (AAAEP UFPR) comemora seus 10 anos de existência e o objetivo da sua festa de segundo semestre de 2019 é impactar o maior número de pessoas possível com a existência da atlética, ou seja, querem que seu público, seus agregados, celebrem a existência da atlética e comemorem seu aniversário e relembrem os 10 anos da entidade. O objetivo do seu evento não precisa necessaiamente ser um valor X de lucro, ela pode ser impactar pessoas como no exemplo citado, ou também, dar boas vindas a uma turma nova (como um churrasco dos calouros, por exemplo). O mais importante é definir estes objetivos, porque a partir dele iremos definir um outro tópico importante da concepção do evento, o conceito.

Quando falamos em conceito estamos falando em proposta de valor. Ou seja, o que você quer levar ao seu público neste evento? Quais experiências você quer levar ao seu público? Estamos falando de propósito! Conceito é propósito e está diretamente relacionado com o objetivo. Seguindo no exemplo dos 10 anos da AAAEP, o objetivo da festa é impactar o maior número de pessoas com o aniversário da entidade. Então qual o propósito neste caso? O propósito é comemorar o aniversário da entidade, então o conceito da festa gira em torno deste aniversário e de tudo que ele representa.

Por que é importante ter este conceito bem definido? Bem, a etapa da concepção do evento é crucial, pois irá destinar os esforços na etapas subsequentes. Na etapa de produção, por exemplo, iremos tornar realidade o conceito que definimos na concepção, ou seja, quais atividades devem ser feitas para que a sua proposta de valor se torne realidade. Da mesma forma que a etapa das vendas irá utilizar do conceito e do propósito definidos nesta etapa, para movimentar as pessoas e cumprir os objetivos do evento.

Já que começamos a falar de pessoas e o que você quer que elas experienciem, a próxima pergunta que você deve responder é, quem são essas pessoas? Ou seja, pra quem você está fazendo essa festa, quem é o público que você quer atingir com esta festa? Qual é o seu público alvo? Para você definir o seu público alvo, você tem que se voltar para a sua proposta de valor, porque o que você está proponde deve ir de encontro a um nicho de pessoas que quer vivenciar este conceito. Este encontro deve ser direto. A maioria das festas universitárias responde a pergunta “qual é seu público alvo?” com o universitário que quer open bar e ouvir funk. Perfeito, está segmentado. Outras vão mais firme na segmentação e já separam por faculdade, por exemplo, o universitário da PUC que quer open bar e ouvir funk. Também está segmentado

Mas cuidado, é muito comum o produtor de evento cometer o erro de não atingir a verdadeira necessidade do público, e acabar investindo em uma experiência X que não traz a satisifação do público. Portanto é nesta etapa da concepção, quando você estiver moldando o conceito e a proposta de valor do seu evento, você tem que ter como norte a vontade do público que você quer atingir. É muito importante você se perguntar o que o seu público quer, pois na grande maioria das vezes você não vai saber descrever com exatidão isso (você vai errar, é normal) e aí vem a experiência. Baseado na sua festa anterior, você tem que se perguntar se o que você propôs foi de encontro com o que o seu público queria e entender essa diferença, entender os pontos negativos e positivos da sua proposta. Quando você guarda esse perfil de público, você tem uma assertividade maior nas propostas de valor, você vai responder com mais facilidade quem é o seu público e o que ele quer.

Logicamente, para eventos com uma proposta nova, ou eventos de uma atlética nova, você não vai saber de primeira, é mais difícil responder essa pergunta. Mas se o caso for esse, você tem um objetivo por trás desse primeiro evento e essa ideia, provavelmente, não surgiu do nada, existem pessoas que apoiam essa ideia. Baseado nessas pessoas você irá deduzir um público alvo e não dar seu tiro totalmente no escuro. Quando eu digo deduzir o publico alvo estou dizendo na abrangencia de publico que seu evento irá alcançar, porque este é o proximo passo da deficição do publico. Ou seja, você chegou num perfil de publico e tem uma hipotese de que sua proposta de valor vai de encontro a vontade dele, o que você tem que traçar é quanto desse publico eu consigo atingir. Quantos dos universitários que querem funk e open bar eu consigo atingir? 1500, 1000, 200?

A definição deste número é importante pois ele irá guiar os próximos passos da concepção, onde iremos falar de orçamento. Não podemos esquecer da etapa de vendas, em que esse número será dividido em pequenas metas no planejamento de vendas para atingir o objetivo final do evento. Mas de onde vem este número? Como dimensionar o seu evento? Podemos encontra-lo analisando dados dos eventos anteriores – sempre vale lembrar que guardar os dados de seus eventos é importantíssimo para sua evolução como produtor – para entender um pouco de sua capacidade de abrangência de público (vender ingresso não é tão fácil assim) e, principalmente, confrontando com o seu objetivo. Aqui cabe um exemplo de dois eventos que ocorreram no mesmo ano, o primeiro foi para 1200 pessoas e tinha sido o maior da história da atlética. O segundo, no mesmo ano, foi para 2800 pessoas com um risco altíssimo e que não seguia nenhum raciocínio lógico de projeção de público, o motivo disso é que o objetivo dessa segunda festa era fazer a maior festa universitária do ano e não necessáriamente ter um lucro.

Entende como os três tópicos da concepção do evento se relacionam? Você traçou um objetivo e um conceito, chegou em um publico alvo e agora precisa definir a quantidade de publico que irá atingir, com base no seu objetivo a na sua proposta de valor. Lógicamente que não é simplesmente definir um objetivo e acreditar fielmente que você irá atingi-lo, por isso que vem o “pé no chão” que a análise dos eventos anteriores te dá.

Neste guia, nós vamos criar um evento fictício. Supondo que fizemos um evento para 1200 pessoas e queremos fazer um próximo, cujo objetivo é gerar lucro para financiar um projeto sonhador da atlética. Logo, você quer aumentar seu público e decide trabalhar com um publico de 1500 pessoas. Este número irá guiar seu orçamento prévio e iremos trabalhar com ele para começar a dar corpo ao seu evento. A pergunta final é você sabe quais os custos que envolvem a produção de um evento?


Daniel Paulatti

Fala pessoal, espero que gostem dos conteúdos