Seu evento do Zero | Aula 2

Orçamento Prévio

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15 min Daniel Paulatti Produtores Cheers Ticket

AULA 2 – ORÇAMENTO PRÉVIO

Os custos que envolvem a produção de um evento são incontáveis e variam de acordo com o nível de complexidade do evento em si. Apesar dessa grande variação de tipos de custo podemos separa-los em 7 grandes grupos, são eles: Atração, Bar, Locação, Estrutura, Serviços, Marketing e Outros. Vamos falar bastante sobre cada um destes grupos no decorrer deste guia. A estimativa do valor de orçamento (criação de um orçamento prévio) para cada grupo é a intersecção entre a etapa de Concepção e a de Produção do evento.

A estimativa do valor dos grupos de custo deve ser feita com base no público alvo que se quer atingir, na primeira parte deste guia especulamos sobre este número e chegamos a um público de 1500 pessoas. Para produtores de eventos com experiência (mesmo que seja um único evento) a melhor ferramenta para estimar estes custos é fazer a projeção baseando-se nos seus eventos anteriores, corrigindo erros e fazendo a devida proporção. A correção dos erros deve ser feita friamente, sem orgulho de suas decisões erradas no evento anterior, lembre-se, você vai errar e é normal, o importante nesses casos é compreender (e aprender com) os erros.

Para produtores de primeira viagem, a história é diferente. A falta de dados de eventos anteriores impossibilita a estimativa coerente destes valores, portanto deve-se ir a mercado direto, coletar alguns ormaçamentos e dar continuidade no planejamento do evento conforme iremos tratar a seguir.

Relembrando a primeira parte do guia, nós estamos criando um evento fictício, cujo antecessor teve publico de 1200 pessoas. Baseado nos custos deste evento para 1200 pessoas, fazendo a devida proporção e corrigindo os erros, vamos estimar os custos para este novo evento para 1500 pessoas. Chegamos na seguinte estimativa de custo

 

Atração

R$ 12000,00

Bar

R$ ?

Locação

R$ 8000,00

Estrutura

R$ 6000,00

Serviços

R$ 500,00

Marketing

R$ 4500,00

Outros

R$ 2000,00

 

Você deve estar com algumas dúvidas com relação a esta estrutura de custo, vamos clarear as coisas. A começar pelo custo de Outros. Este grupo de custo é uma incógnita de segurança que você deve manter para tratar a lacuna de experiência que todos temos como produtores de evento. O que quero dizer com isso? Que nesta etapa da criação de um evento, você não sabe ao certo o que exatamente vai apresentar em seu evento, portanto, não sabe com o que exatamente irá gastar. O item Outros serve como margem de segurança para custos imprevistos. Mas não é só isso, o Outros também serve como indicador do seu nível de experiência como produtor de evento. Pense comigo: Quanto maior a sua experiência, naturalmente, mais assertiva será a sua previsão de gastos e, consequentemente, sua margem de segurança pode diminuir. Como eu disse, o custo de Outros representam imprevistos, durante a produção do evento em si, estes imprevistos irão ser alocados nos outros grupos de custo (bar, atração, estrutura etc.), conforme a sua classificação. Assim, o seu custo de Outros irá diminuir e você, no seu próximo evento irá estimar um custo menor para ele. Compreendeu?

A sua segunda dúvida deve ser com relação ao bar e o ponto de interrogação que colocamos nele. Vamos explicar isso do começo, lá do início da concepção do evento. Da concepção do evento nós ainda não decidimos três aspectos importantes: Data, local e bar. Por que o bar faz parte da concepção de um evento? Lembra quando estavamos definindo nosso público alvo, que citamos “o universitário que quer open bar” como uma personalidade, um tipo de público? E te pergunto, quantas vezes você ja ouviu alguém dizendo ou você mesmo dizendo a seguinte frase “vou numa festa open bar”? Percebe como o modelo de bar de uma festa já coloca ela num grupo de eventos e traduz um conceito de evento? É exatamente por isso que o modo como você vai gerir o bar da sua festa faz parte do conceito e da proposta de valor do seu evento. Além disso, o Bar é um dos grupos de custo mais importante do seu evento, pois irá implicar diretamente na projeção das receitas do seu evento. Já iremos esclarecer este ponto.

Voltando um pouco na questão da data. Por que não definimos uma data ainda? Por conta do  maior limitante na produção de um evento, o local. A locação é o principal limitante na produção de eventos em Curitiba (cidade onde foi criada a metodologia apresentada neste guia) e arrisco dizer que isto se repete em outras cidades. Sendo assim, a locação deve ser o primeiro contrato que você deve fechar na etapa da Produção, porque a partir do momento que você já tem um local que vá de encontro com sua proposta de valor, você pode definir uma data e começar a divulgação de seu evento. Todos estes tópicos serão tratados adiante neste guia. Mas você deve estar se perguntando por que local e data fazem parte da concepção do evento? Bem, a data pode influenciar diretamente no conceito do seu evento por conta da estação do ano, por exemplo. Eventos cujo tema envolve micareta combinam muito com o verão, calor e períodos próximos ao carnaval. Um exemplo que gosto de citar é uma festa que tive o prazer de organizar. A data mais viável para a realização do evento era no sábado, primeiro de abril de 2017. Por conta da data o nome do evento ficou como Baile da Mentira (hoje uma das pricipais festas universitárias de Curitiba) e trabalhamos o conceito da festa inteiro sobre este nome, com hashtags do tipo “Bom demais pra ser verdade” ou “Você não vai acreditar”, fizemos uma festa nunca antes vista na cidade. A locação também influência de maneira direta no conceito de um evento e nesse ponto gosto de citar a realização de festivais. É praticamente inconcebível a realização de um festival de música em lugares fechados. Você consegue imaginar? É mais ou menos por aí, a procura de um local deve ser direcionada para o conceito que definimos, o gosto de seu publico e a proposta de valor que deseja apresentar.

Voltando ao custo de Bar, a grande separação que você deve fazer nesta etapa para finalizar seu orçamento prévio é o modelo de bar que você irá adotar no seu evento. Open bar ou venda de bebidas? Este é um tópico importante e merece um ensaio só sobre ele, falamos um pouco sobre isso em outro artigo do blog (8****LINK DO BLOG****-). Esta decisão irá influenciar diretamente nos próximos passos do seu evento e iremos falar detalhadamente sobre isso no decorrer do guia. O que você precisa saber agora é a diferença principal entre um sistema e outro e a sua consequência no orçamento prévio.

A diferença está nas receitas de seu evento, ou seja, quando você trabalha com open bar, você não assume que não terá outro tipo de receita no evento além da venda de ingressos. A consequência disto é que o custo das bebidas deve entrar no orçamento prévio, pois ele irá guiar a projeção de receitas por venda de ingresso do seu evento. Caso opte por trabalhar com venda de bebidas durante o evento, o custo das bebidas não deve entrar no orçamento prévio para não influenciar a preço de venda do seu ingressso, tendo em vista que este custo variável irá ser absorvido pelas receitas que ocorrerão durante o evento, com a venda de drinks. Ficou claro?

Se não, acredito que o nosso próximo passo irá esclarecer este ponto. No nosso evento fictício iremos trabalhar com venda de bebidas, que é o sistema que costumo trabalhar e tenho mais experiência. Fique tranquilo que durante o guia, quando falarmos sobre gestão de bar, iremos trabalhar os dois modelos. Certo, definindo o modelo de bar, podemos finalizar nosso orçamento prévio, uma vez que o custo das bebidas não irá entrar no mesmo. Finalizando o orçamento prévio chegamos na seguinte estrutura:

Atração

R$ 12000,00

Bar

R$

Locação

R$ 8000,00

Estrutura

R$ 6000,00

Serviços

R$ 500,00

Marketing

R$ 4500,00

Outros

R$ 2000,00

TOTAL

R$ 33000,00

 

Como eu disse, o Orçamento Prévio é feito para guiar a projeção de vendas do seu evento. Com base no custo total estimado (R$33000,00) e no público definido iremos encontrar um número importante para a gestão do seu evento. Definimos um público de 1500 pessoas, porém, iremos trabalhar com uma margem de segurança de 300 ingressos, ou seja, nossa previsão de vendas deve ser para 1200 pessoas. Este número foi definido com base no nosso último evento, que atingimos 1200 pessoas e teve um resultado positivo no feedback do público. Sendo assim, estimamos que 1200 é o mínimo que iremos atingir neste evento que tem como meta superar o evento anterior (se você não está entendendo estes números, volte para a primeira aula do guia). Esta margem de segurança serve para nos proteger contra imprevistos nas vendas. O número importante que estava falando vem da divisão do valor total do orçamento prévio, R$33000,00, pelo público que deseja fazer a projeção de vendas 1200 pessoas. Esta divisão resulta no valor de R$ 27,50 e é o seu ticket médio.

Ticket médio é qual o valor médio que as pessoas que irão no seu evento tem que pagar para que, com um público de 1200 pessoas, você pague o seu custo de R$33000,00. A partir disso, o que você tem que fazer é uma projeção de valor de lotes de ingresso e suas respectivas quantidades. Esta estimativa tem que ter em mente que a média do valor do ingresso deve ser o seu ticket médio e também levar em consideração o perfil do público, ou seja, quanto você acha que o público que você quer atingir pagaria por essa proposta de valor de que está trazendo. Este é o ponto de intersecção entre a etapa da Concepção e de Vendas.

Finalizando este capítulo do guia, o exercício que fica para a próxima etapa é definir a quantidade dos ingressos que será disponibilizada para cada valor de lote. Tenha como base a seguinte projeção de valor de lote:

Lote

Valor Unitário (R$)

Quantidade

Receita

Promocional

5,00

 

 

Primeiro Lote

10,00

 

 

Segundo Lote

15,00

 

 

Terceiro Lote

20,00

 

 

Quarto Lote

30,00

 

 

 

 

 

 

 

 


Daniel Paulatti