Seu evento do Zero | Aula 3

Finalizando a CONCEPÇÃO

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15 min Daniel Paulatti Produtores Cheers Ticket

AULA 3 – Finalizando a concepção

Neste capítulo do guia nós iremos finalizar a projeção dos lotes, fazer um paralelo entre ela e nosso orçamento prévio (definido no capítulo anterior) e, com isso, chegaremos ao final da etapa Concepção. No final do capítulo anterior, nosso orçamento prévio chegou a um custo estimado de R$ 33000,00. A partir deste custo e do nossa estimativa de público chegamos no ticket médio do nosso evento, com valor de R$ 27,50. Por último, ficou em aberto a decisão em relação a quantidades de ingressos que será disponibilizada em cada lote. Deixamos em aberto justamente para você “brincar” com quantidades e preços de lote e chegar numa projeção de vendas que cubra o nosso custo de R$ 33000,00.

Quando eu digo “brincar” é bem pelo sentido da palavra mesmo. Você deve ir testando quantidades e preços para que a projeção atinja o valor desejado, sempre levando em consideração o que você acha que seu público pagaria para ir num evento com essa proposta de valor. Após estes testes, você vai chegar a várias possibilidades de projeção de lotes que cobrem o custo do orçamento. Sendo assim, vamos utilizar esta projeção:

Lote

Valor Unitário (R$)

Quantidade

Receita (R$)

Promocional

5,00

50

250,00

Primeiro Lote

10,00

90

900,00

Segundo Lote

15,00

120

1800,00

Terceiro Lote

20,00

180

3600,00

Quarto Lote

25,00

200

5000,00

Quinto Lote

30,00

500

15000,00

Sexto Lote

40,00

160

6400,00

 

TOTAL

1200

32950,00

 

 

Inicialmente já dá para perceber que um lote extra de R$ 40,00 foi inserido. O motivo se dá pelo fato de que R$ 27,50 como ticket médio é um valor muito alto para ter o último lote com valor de R$ 30,00. Se quisessemos trabalhar com R$ 30,00 como o ultimo lote, por conta do ticket médio, a grande maioria (desproporcional) dos ingressos teria que ser a R$ 30,00, o que deixaria a projeção de lotes sem margem para ajustes durante as vendas. Sem esse lote extra, você deve ter percebido que estava muito difícil para montar uma projeção que chegasse perto dos R$ 33000,00 de faturamento. Para chegar nesta projeção a estratégia foi a seguinte:

  1. Reduzir os lotes iniciais, cujo preço não cobre o custo da festa
  2. Colocar o maior número de ingressos entre 25 e 30 reais pois são preços que condizem com o custo da festa
  3. Colocar um número de ingressos a 40 reais que supra o “prejuizo” que temos nos lotes iniciais

Esta estratégia permite, com o lote de 40 reais, que nós trabalhemos com preços bem baixos no início das vendas, isso impulsiona o evento no começo e gera caixa para o pagamento do sinal de alguns fornecedores (iremos falar bem sobre isso mais adiante). Mas agora pense comigo, você acha que alguém pagaria R$40,00 para ir numa festa universitária open bar? Pouco provável, né? Isso significa que nossa projeção de lotes está arriscada e como ela é uma consequência do orçamento prévio, significa que nosso orçamento está caro. É essa conclusão que você deve tirar. Mas é bom que ele esteja caro, pois se trata de uma estimativa. Quanto mais caro for a sua estimativa, mais chance de o orçamento definitivo ser reduzido quando comparado ao estimado, o que te permitirá fazer ajustes na projeção de lotes durante as vendas.

É importante lembrar que até este ponto, tanto a projeção de lotes, quanto o orçamento prévio são estimativas. Não está nada definido e este é o ponto final da etapa da Concepção. A partir daqui entramos nas etapas de Venda e de Produção, onde iremos transformar estas estimativas em algo concreto e definitivo. Este conceito de transformar uma prévia em realidade é o motivo pelo qual esta metodologia divide a produção de um evento em 4 etapas (concepção, produção, vendas e evento).

A etapa da Produção é onde iremos transformar nosso orçamento prévio em realidade. Paralelamente, na etapa das Vendas iremos transformar nossa projeção de vendas em realidade. Estas duas etapas ocorrem em paralelo e tem uma série de atividades que podem ajudar a cumprir seu objetivo para enfim chegar na etapa do Evento. Por acontecerem em paralelo e demandaram competências diferentes, o ideal é dividir estas duas etapas em dois responsáveis, um pela produção e outro pelas vendas do evento. Porém na impossibilidade de ter dois responsáveis, uma mesma pessoa pode muito bem realizar ambas as etapas, até porque elas se conversam diretamente e você vai perceber isso quando estivermos trabalhando. Tendo como guia o orçamento prévio e a projeção de vendas iremos fazer uma introdução sobre o que te espera nos próximos capítulos do guia.

 

A etapa da Produção é responsável por traduzir a sua proposta de valor e o conceito do seu evento em coisas materiais. O que quero dizer com “coisas materiais”? É realmente trazer pro plano físico toda a sua ideia de evento, então é aqui que você vai atrás de uma locação pro seu evento, vai fechar com as atrações que irão se apresentar, vai atrás de estrutura e dos serviços que estarão no seu evento. Isso tudo tomando como base o custo que estimamos no orçamento prévio. A pessoa responsável pela produção tem que ter uma facilidade com negociação para fechar os melhores contratos, além de saber ir atrás dos fornecedores certos que irão ajudar o evento a virar realidade. Tenha em mente que todo tipo de problema irão atrapalhar sua meta de transformar em realidade o que você estimou no orçamento, portanto a maior capacidade que você deve desenvolver ao assumir a responsabilidade pela produção de um evento é a capacidade de resolver problemas. Essa ideia parece abstrata agora e realmente é, mas iremos dar vários exemplos mais claros dos problemas que você vai enfrentar no decorrer do guia. A capacidade de resolver problemas não é única do responsável pelas vendas, ela é igualmente necessária para quem se responsabilizar pelas vendas.

A etapa da Venda é onde você vai divulgar o evento e movimentar o público que você quer atingir para que sua projeção de vendas seja cumprida. Então nessa etapa iremos reunir nossa equipe de promoters, iremos gerenciar as vendas, criar uma identidade visual para o evento, organizar o planejamento de marketing e produzir conteúdo relevante para atingir nosso público. A pessoa responsável por essa etapa deve ter uma competência grande em liderar pessoas, além de saber se comunicar com o publico que pretende atingir.

A separação dessas duas etapas em responsáveis é importante pois são características bem diferentes que cada uma deve ter para assumir essas responsabilidades. Porém o que as une é que ambas tem ligação direta com a realização do evento. Se a etapa da produção não ocorre como planejado, o evento sofre e pode até não acontecer. O mesmo com a etapa de Vendas. E a simples realização do evento não é o bastante, pois os objetivos que você traçou e o conceito que você definiu na Concepção devem ser atendidos e vão guiar as próximas etapas. É importante ressaltar que se você for assumir uma dessas etapas ou até mesmo as duas, você não precisa saber detalhadamente de tudo. Muito menos ser o melhor em tudo. O seu papel é garantir que tudo seja cumprido. Então você vai delegar as funções, atribuir responsáveis e garantir que a sua projeção de vendas e seu orçamento prévio sejam definitivos.

Nos próximos capítulos iremos entrar de fato nestas duas etapas, se prepare, pois o trabalho de verdade vai começar agora!

 

 


Daniel Paulatti

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